Kim Shelley y el equipo de Compras del Estado transformaron la capacitación con IA y ganaron el premio Cronin de excelencia en compras públicas.
La Oficina de Compras del Estado de Arizona, dependiente del Departamento de Administración, ganó el premio Oro George Cronin por excelencia en compras públicas gracias al proyecto “Flipping the Procurement Classroom: A Blueprint for Scalable State Training Modernization”, una iniciativa que utiliza inteligencia artificial para modernizar la capacitación de los profesionales de compras y reducir los tiempos de formación.
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El reciente anuncio coloca a Arizona como líder nacional en la protección de los recursos de los contribuyentes, según el comunicado oficial.
El reconocimiento se entregó en la conferencia de la Asociación Nacional de Administradores de Compras Estatales (NASPO, por sus siglas en inglés), donde dos proyectos de Arizona figuraron entre los cinco finalistas del certamen.
El premio Cronin distingue la innovación en compras públicas y honra al fundador y primer presidente de NASPO.
La propuesta ganadora transformó grabaciones y presentaciones de capacitación en esquemas de formación por computadora y guiones conversacionales generados con inteligencia artificial, de acuerdo con la información difundida por la oficina estatal.
El objetivo era que los nuevos empleados no se limitaran a memorizar normas, sino que dedicaran más tiempo a la práctica y al análisis de casos y según el comunicado, el enfoque redujo aproximadamente 51 por ciento el tiempo de desarrollo de la capacitación, manteniendo la precisión y el rigor del contenido.
Después de completar la formación en línea, los participantes pasan a sesiones virtuales dirigidas por instructores y luego a talleres presenciales con simulaciones y resolución de problemas en grupos pequeños.
Modernización y eficiencia estatal
Kim Shelley, gerente sénior de Cumplimiento y Capacitación, trabajó en el proyecto junto con colegas de la Oficina de Compras del Estado y la Fiscalía General de Arizona.
“Los arizonenses deben saber que nuestro objetivo final es ser buenos administradores de sus impuestos”, declaró Shelley, según el comunicado.
“Las compras públicas suelen ocurrir detrás de escena, pero impactan todo lo que hace el estado. Al apoyar a nuestros profesionales de compras con mejor capacitación y recursos, los empoderamos con el conocimiento y las habilidades para negociar contratos más sólidos y eficientes y reducir posibles riesgos para el estado”, agregó.
El segundo proyecto de Arizona, “Advancing Cooperative Reporting: A Data-Driven, Automated Model for State Procurement”, también figuró entre los cinco finalistas. Esa iniciativa abordó los reportes no presentados y las tarifas retrasadas de proveedores mediante notificaciones automáticas, la obligación de identificar un contacto responsable y la creación de preguntas frecuentes y otros recursos para el personal.
Como resultado, se recuperaron 700,000 dólares en ingresos atrasados, se ahorrarán más de 380 horas de trabajo del personal al año y la tasa de presentación de reportes aumentó más de 50 por ciento, de acuerdo con la información oficial.
Resultados y reconocimiento nacional
David Steuber, administrador de Compras del Estado, destacó la presencia de Arizona en la conferencia de NASPO.
“Tener dos de los cinco finalistas del premio George Cronin como proyectos de Arizona demostró el talento fenomenal que tenemos en el Estado de Arizona”, señaló.
“Las compras están en el corazón de muchas eficiencias y de las formas en que protegemos los recursos que los contribuyentes proporcionan al gobierno estatal. Estoy orgulloso de que nuestro equipo esté absolutamente liderando el camino en prácticas sobresalientes y servicio público”, agregó.
La Oficina de Compras del Estado cuenta con aproximadamente 300 profesionales que adquieren desde mobiliario de oficina hasta quitanieves y servicios tecnológicos.
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La capacitación continua es clave para mantener sus habilidades y para formar a los nuevos empleados, pero desarrollar materiales atractivos consume mucho tiempo. La propuesta galardonada buscó maximizar recursos con herramientas de inteligencia artificial y liberar tiempo para la práctica supervisada.
